Die digitale Transformation hat längst die Veranstaltungsbranche erfasst. Die Coronakrise hat einen Strukturwandel, der bereits zuvor begonnen hatte, noch einmal enorm beschleunigt. Dabei wird vor allem der Trend zu hybriden und räumlich verteilten Veranstaltungen noch weiter zunehmen. Von der Veranstaltungsplanung über Marketing und Engagement bis hin zur Durchführung hat Digitalisierung die Art und Weise verändert, wie Events organisiert, verwaltet und sogar erlebt werden.
Die Pandemie als Game-Changer – mit anderen über Fachthemen remote zu diskutieren, an Produkt-Launches per Livestream teilzunehmen oder den Vortragenden während einer Onlinetagung Fragen in Echtzeit per Smartphone zu stellen, wurde binnen kürzester Zeit Realität. Während der Pandemie zeigte sich rasch, dass digitale Events nicht nur eine Notlösung sind, sondern auch Vorteile bieten. Insbesondere bei Veranstaltungsformaten mit Fokus Informations- und Wissensvermittlung können digitale oder hybride Events eine größere Reichweite erzielen und neue Zielgruppen gewinnen. Viele Beispiele demonstrieren, dass Events mit digitalen Komponenten sehr effektiv sein können. Die Vorstellung eines neuen und innovativen Produkts kann in Kombination mit einem Livestream, der direkt in einem Pop-up-Studio im Rahmen des Events produziert wird, einen viel größeren und internationaleren Kundenkreis ansprechen als ein rein analoger Event. Digitale Tools, zum Beispiel Chats oder Umfragen, erlauben es Teilnehmende, sich unkompliziert und mit einer geringeren Hemmschwelle einzubringen. Darüber hinaus sind Beiträge der Teilnehmenden im digitalen Raum häufig fokussierter als im analogen Setting. Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass die meisten Events immer auch eine Erlebniskomponente beinhalten. Daher muss die Wahl des Veranstaltungsformat bzw. der eingesetzten Tools auf das Kommunikationsziel abgestimmt werden.
Welche Tools gibt es?
Es gibt bereits eine Vielzahl an nützlichen Tools, um ein Event digital zu gestalten. Die folgende Auswahl bietet einen kleinen Einblick:
Digitales Einladungsmanagement: Eventmanagement-Plattformen unterstützen dabei, Veranstaltungen effizient zu planen und durchzuführen. Digitales Einladungsmanagement bietet eine Reihe von Funktionen, die die Eventkommunikation mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern optimiert. Personalisierte Inhalte und automatisierte Abläufe sorgen für eine reibungslose Kommunikation, die auf die Interessen und Bedürfnisse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer abgestimmt ist. Die Erfassung aller Kontaktpunkte mit den Teilnehmenden ermöglicht es zudem, aussagekräftige Daten zu sammeln und diese als Basis für fundierte Entscheidungen zu nutzen. Die gezielte Auswertung dieser Kontaktpunkte – auch über mehrere Veranstaltungen hinweg – ermöglicht die Erstellung zuverlässiger Profile der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Damit wird die exakte Abstimmung weiterer Maßnahmen in Marketing und Vertrieb möglich.
Event-Apps: Mithilfe von Event-Apps können Veranstalter und Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf vielfältige Weise miteinander interagieren. Eine der wichtigsten Funktionen besteht darin, Veranstaltungsinformationen auf eine benutzerfreundliche Art und Weise bereitzustellen. Dazu gehören die Anzeige des Programms, Informationen zu Rednerinnen und Rednern und Sponsoren sowie die Möglichkeit zur Registrierung und zum Ticketkauf. Eine weitere wichtige Funktion von Event-Apps ist die Möglichkeit, Teilnehmende miteinander zu vernetzen. Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich in der App anmelden, um Informationen über andere Teilnehmende zu erhalten und sich mit ihnen zu vernetzen. Event-Apps können auch dazu beitragen, die Interaktion während der Veranstaltung zu fördern. Dazu gehört die Möglichkeit, Fragen an Vortragende zu stellen, Umfragen durchzuführen und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in interaktive Aktivitäten einzubinden. Zudem können Echtzeit-Updates gegeben und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer über Änderungen im Programm oder spezielle Angebote informiert werden.
Livestreams: Ein Livestream bietet die Möglichkeit, Zuseherinnen und Zuseher unkompliziert an einem Event teilnehmen zu lassen, ohne physisch anwesend zu sein. Bei Produktpräsentationen etwa kann per Stream eine exklusive Erfahrung mit einem breiten Publikum geteilt werden. Das bedeutet: Livestreams können weltweit zugänglich gemacht werden, einzige Voraussetzung ist ein Device mit Internetverbindung. Mittlerweile ist eine Vielzahl an Streaming-Plattformen verfügbar, was große Flexibilität bietet. So können Streams problemlos und äußerst kosteneffizient auf Social-Media-Plattformen wie YouTube, Linkedin, Facebook oder Instagram gestreamt werden. Nach dem Stream können Zuschauerzahlen, Zuschauerinteraktionen und das Engagement komfortabel gemessen werden, was wertvolle Einblicke liefert, auf welche Inhalte das Publikum reagiert.
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